Funktionen im Überblick: Was die Fokus-Plattform kann

Fokus nimmt Sozial-, Pflege- und Gesundheitseinrichtungen die Verwaltung ab – damit mehr Zeit für die Menschen bleibt. Hier sind alle Funktionen im Überblick.

Stand: September 2026. Neu seit der ersten Fassung: Pflegeprozess, Stundenkonten, das Regelwerk der Dienstplanung, Chat und Journal, Raumbuchung und die Fokus App.

Eine Plattform, drei Produkte

Jedes Produkt ist einzeln einsetzbar, alle lassen sich kombinieren – mit einem Login, einer Oberfläche und der Fokus App, die bei jedem Produkt inklusive ist:

• Fokus Mensch – Klienten, Dokumentation, Anwesenheit, Bescheide und Abrechnung; dazu die Pädagogik.
• Fokus Plan – Dienstplanung, Zeiterfassung, Anträge und Stundenkonten.
• Fokus Pflege – Pflegeprozess, Medikation, Vitalwerte und Assessments.

Funktionen im Überblick

1. Dienstplanung

Fokus Plan berechnet regelkonforme Dienstpläne mit einem Klick auf „Planen“. Grundlage ist Ihr Kollektivvertrag, ob SWÖ-KV oder ein anderer, und ein Regelwerk von der Organisation bis zur einzelnen Person – etwa mit Wochenruhe, Mindestbesetzung und Kontingenten je Dienstart. Jede manuelle Änderung wird sofort geprüft, und SOFI entwirft neue Regeln aus einem Satz.

Live-Regelprüfung: Ein Verstoß ist markiert, bevor der Plan veröffentlicht wird.

Mehr dazu: Berechnet statt geraten und der Ratgeber Dienstplanung mit KI.

2. Zeiterfassung und Stundenkonten

Aus geplanten Diensten werden Ist-Zeiten: bestätigt in der App, mit Korrekturanträgen und Diensttausch – der Kollege stimmt zu, die Leitung genehmigt. Überstunden, Mehrstunden, Nachtgutstunden und Entlastungstage laufen als eigene Konten. Der LV-Export liefert der Lohnverrechnung Excel- oder CSV-Dateien.

3. SOFI – KI-Assistenz

SOFI beantwortet Fragen aus den Daten der Einrichtung – im Rahmen der Berechtigungen – und zeigt dabei ihre Arbeitsschritte. Sie fasst Cockpits zusammen, liest PDFs, entwirft Planungsregeln und transkribiert Sprachnotizen. In jedem Textfeld: Verbessern, Zusammenfassen, Erweitern, Formatieren.

4. Klienten- und Bewohnerverwaltung

Stammdaten, Verträge, Kontakte und Standorthistorie an einem Ort. Aufnahmen, Umzüge und Abgänge laufen als Bewegungen; zuweisende Stellen melden in einem eigenen Cockpit an.

5. Bescheide und Abrechnung

Bescheidstatus und Leistungsarten je Einrichtung, der Kostenträger wird automatisch ermittelt. Rechnungen gehen an Kostenträger oder Kunden – auf Wunsch synchron mit sevDesk. Dazu Anwesenheitsberichte und ein Kassenbuch je Standort.

6. Verlaufsdokumentation und Frühwarnsystem

Dokumentationstypen gestalten Sie im visuellen Editor, mit Pflichtgruppen und Textvorlagen. Das Frühwarnsystem erfasst Zwischenfälle strukturiert; Kommentare und Abonnements informieren die Richtigen.

7. Pflegeprozess, Medikation und Vitalwerte

Fokus Pflege bildet den Pflegeprozess ab – von der Anamnese bis zur Evaluierung, mit POP-Katalog und Bezugspflege. Die Medikation nutzt den Katalog des ELGA-Terminologieservers; dazu Vitalwerte mit Verlaufskurven und sieben Assessment-Instrumente.

8. Pädagogische Instrumente

Handlungsfelder, Zielplanungen, Weisungsaufträge mit Antwortvorschlägen von SOFI, Berichtswesen mit Fragebögen und Serienbriefe – die Werkzeuge der Betreuungsarbeit in Fokus Mensch.

9. Aufgaben, Kalender und Betreuungsangebote

Aufgaben mit Terminen und Serien, ein Cockpit nach Überfällig, Heute und Diese Woche. Kurse und Gruppen bekommen Zeitpläne, Teilnehmer und Anwesenheit je Termin.

10. Dokumente und Raumbuchung

Ordner mit Vertraulichkeitsstufen, „Meine Dokumente“ für Mitarbeiter und Anhänge per Drag-and-drop. Räume reservieren Sie im Buchungskalender – mit Bestätigung per E-Mail.

11. Chat, Journal und die Fokus App

Verschlüsselt gespeicherte Direktnachrichten und ein persönliches Journal. Die Fokus App für iOS und Android bringt Dienstplan, Zeiterfassung, Anträge, Journal, Chat und SOFI aufs Smartphone.

12. Benutzer, Rechte und Personal

Rollen und Rechtegruppen, Spaltenzugriff pro Rolle, ein Privileg-Inspektor und externe Benutzer. Das Personalwesen führt Arbeitsverhältnisse mit Historie und Anstellungsarten mit Urlaubsanspruch.

13. Statistiken

Konfigurierbare Übersichten mit Excel-Export, Standort-KPIs mit Auslastung und Statistiken bis zur KI-Nutzung.

Häufige Fragen

Kann ich mit einem Produkt starten?

Ja. Jedes Produkt ist einzeln einsetzbar, weitere schalten Sie jederzeit dazu – mit denselben Daten und einem Login.

Läuft Fokus im Browser?

Ja, Fokus ist eine Webanwendung. Für Ihr Team gibt es die Fokus App für iOS und Android – bei jedem Produkt inklusive, im App Store und bei Google Play.

Wo werden die Daten gespeichert?

Anwendung und Datenbank laufen bei Hetzner in Deutschland, Dateien bei AWS in Frankfurt. Die KI-Verarbeitung erfolgt in der EU; die Sprachmodelle laufen bei Scaleway in Paris. Details unter Sicherheit & Datenschutz.

Wie läuft der Umstieg auf Fokus?

In drei Schritten: kostenlose Beratung mit Analyse Ihrer Systeme, Datenmigration durch unser Team und Schulung bis zum Go-Live.

Fazit

Eine Plattform statt vieler Insellösungen, Hosting in der EU, Beratung, Datenmigration und Schulung inklusive – damit wieder die Menschen im Mittelpunkt stehen. Welche Produkte zu Ihrer Einrichtung passen, zeigen wir Ihnen gern in einer Demo.