Dienstplan-Software, die den fertigen Plan berechnet

Fokus Plan ist eine Software für automatische Dienstplanung, entwickelt für Sozial-, Pflege- und Gesundheitseinrichtungen in Österreich. Sie berechnet optimierte Dienstpläne und berücksichtigt Präferenzen, Urlaube und die Regeln Ihres Kollektivvertrags – ob SWÖ-KV oder ein anderer; die KI-Assistentin SOFI hilft beim Einrichten der Regeln und beim Auswerten. Ideal für Teams in der Betreuung, die effiziente, regelkonforme Planung benötigen.

Eine klar umrissene. Den Dienstplan berechnet ein mathematisches Optimierungsverfahren – regelkonform und nachvollziehbar: Bei gleicher Ausgangslage entsteht derselbe Plan. Die KI-Assistentin SOFI hilft rundherum: Sie entwirft Planungsregeln aus Ihren Worten, erklärt Regeln und Regelverstöße und beantwortet Fragen zum Plan. Entschieden und freigegeben wird von der Leitung.

Fokus Plan berechnet in Sekunden einen fertigen, regelkonformen Dienstplan – statt Stunden mit Excel oder Papier. Ändert sich später etwas, helfen automatische Prüfungen auf Konflikte, Top-3-Vorschläge für offene Dienste und Mehrfachbearbeitung.

Im Regelwerk – organisationsweit, je Qualifikation, je Team, je Person oder Team-Mitglied, jeweils mit Gültigkeitszeitraum. Regeln sind hart, mittel oder weich; mittlere und weiche lassen sich gewichten, von Ignorieren bis Sehr hoch. Einen Wunsch beschreiben Sie in eigenen Worten – auch mehrere auf einmal –, SOFI schlägt die passenden Regeln vor.

Als Regeln im Regelwerk – je Person oder Team-Mitglied, mit Gültigkeitszeitraum und für alle nachvollziehbar: Verfügbarkeit nach Wochentagen, Uhrzeiten und Feiertagen, eine bevorzugte Dienstartenverteilung (z. B. 60 % Früh-, 30 % Tag-, 10 % Nachtdienst) mit Gewichtung von Niedrig bis Sehr hoch, persönliche Dienstanforderungen im 1-, 2- oder 4-Wochen-Rhythmus sowie Obergrenzen und Kontingente je Dienstart pro Woche und Monat.

Ja. Fokus Plan ist an keinen bestimmten Kollektivvertrag gebunden. Bei der Einrichtung stellen wir Wochenstunden, Urlaubsjahr, Feiertage und das Regelwerk auf Ihren KV ein – Vorlagen gibt es etwa für den SWÖ-KV und den Pflege-KV Oberösterreich. Regeln und Gewichtungen passen Sie jederzeit selbst an, zum Beispiel wenn sich der Kollektivvertrag ändert. Geprüft werden unter anderem Pausen, Ruhezeiten, Wochenruhe und Höchstarbeitszeiten im Durchrechnungszeitraum (AZG § 4); Verstöße sind markiert, bevor ein Plan veröffentlicht wird.

Ein genehmigter Krankenstand oder Pflegeurlaub reicht die betroffenen Dienste automatisch ein. Für den offenen Dienst startet die Leitung mit einem Klick eine Ersatz-Anfrage mit Vorschlägen aus dem ganzen Haus, die passende Kollegen per Push erreicht – Zusage mit einem Tipp, Freigabe durch die Leitung.

Urlaub, Krankenstand, Pflegeurlaub, Zeitausgleich und Wunschdienste – im Web und in der App –, dazu Zeitkorrekturen, Stornierungen und Zusatzdienste direkt aus der eigenen Zeiterfassung. Beim Stellen prüft Fokus Urlaubskontingent, Team und Qualifikation; Anhänge wie eine Krankmeldung sind je Dienstart optional oder verpflichtend. Die Leitung nimmt an, lehnt ab oder nimmt zur Kenntnis, jede Entscheidung kommt per Push.

Wer einen veröffentlichten Dienst tauschen möchte, bietet ihn einem Kollegen an – mit oder ohne Gegendienst. Fokus zeigt nur passende Kollegen, die Qualifikation und Überschneidungen sind bereits geprüft. Stimmt der Kollege zu, entscheidet die Leitung; eine Regelprüfung zeigt vorher, ob der Tausch Planungsregeln verletzen würde.

Überstunden, Mehrstunden, Nachtgutstunden und Entlastungstage als eigene Konten, je Einrichtung aktivierbar – jeweils als Ist, Prognose und Geplant. Urlaubsansprüche werden zum Stichtag vorausberechnet, Änderungen des Arbeitsverhältnisses aliquot korrigiert. Entlastungstage werden altersabhängig und jährlich mit Verfall geführt, der Durchrechnungszeitraum ist in Wochen oder Monaten einstellbar, Auszahlungen gehen automatisch zur Freigabe.

Fokus Plan deckt alles ab: die Berechnung der Pläne, Veröffentlichung mit Push-Benachrichtigung, Ist-Erfassung mit Hervorhebung von Abweichungen, Stundenkonten und zum Abschluss den LV-Export als Excel oder CSV mit gespeicherten Spaltenvorlagen – inklusive Telearbeitsstunden und -tagen für Ihre Lohnverrechnung.

Nur wenn Sie das wollen. Fokus Plan kennt drei Wege: Selbsterfassung (das Team erfasst und reicht Zeiten selbst ein), Antragsweg (geplante Dienste werden bestätigt, Abweichungen als Antrag an die Leitung gestellt) und die Erfassung rein über die Leitung aus dem veröffentlichten Dienstplan. Das wird je Rolle und je Dienstart eingestellt – auch gemischt. Bei der Selbsterfassung kann je Dienstart ein Pflichtkommentar verlangt werden.