Dienstplanung mit KI: So arbeiten Mensch, Mathematik und KI zusammen

„Die KI erstellt Ihren Dienstplan“ – so einfach klingt Dienstplanung mit KI oft. Gut gemacht funktioniert sie anders: Ein Algorithmus berechnet den Plan, eine KI-Assistenz hilft beim Einrichten und Auswerten, und die Leitung entscheidet. So sieht das in Fokus Plan aus.

Was ist Dienstplanung mit KI?

Dienstplanung mit KI heißt: Software nimmt der Leitung das Erstellen, Prüfen und Auswerten des Dienstplans ab. Ein mathematisches Optimierungsverfahren berechnet den Plan, eine KI-Assistenz hilft beim Einrichten der Regeln und beim Auswerten. Die Entscheidung bleibt bei der Leitung.

Drei Rollen, klar getrennt: Nur SOFI ist KI im engeren Sinn – der Plan selbst wird berechnet.

Warum Dienstplanung so aufwendig ist

Ein Dienstplan muss vieles zugleich erfüllen:

• Ruhezeiten, Wochenruhe und Höchstarbeitszeit nach Kollektivvertrag und AZG
• Qualifikationen und Mindestbesetzung
• Wünsche, Verfügbarkeiten und Teilzeit
• eine faire Verteilung der Nacht- und Wochenenddienste

Schon bei 20 Mitarbeitern gibt es mehr mögliche Pläne, als ein Mensch je prüfen könnte – aber nur wenige gute. Mathematisch ist das ein klassisches Optimierungsproblem.

Der Plan wird berechnet

Ein Klick auf „Planen“ genügt: Fokus Plan berechnet den fertigen Dienstplan – Pflichtregeln eingehalten, Wünsche und Fairness bestmöglich erfüllt.

• Regelsicher: Harte Regeln wie Ruhezeiten und Wochenruhe verletzt die automatische Planung nie. Was sich nicht regelkonform besetzen lässt, bleibt offen.
• Nachvollziehbar: Bei gleicher Ausgangslage entsteht derselbe Plan.
• Anpassbar: Regeln gelten von der Organisation bis zur einzelnen Person – hart, mittel oder weich, mit eigener Gewichtung.
• Ohne Sprachmodell: Berechnet wird in der Fokus-Anwendung auf Servern in Deutschland.

Was die Berechnung leistet, zeigt der Beitrag Berechnet statt geraten.

Wobei die KI hilft: SOFI

KI kommt dort ins Spiel, wo Menschen mit dem Plan arbeiten. Das übernimmt SOFI, die KI-Assistentin von Fokus.

Aus einem Satz entwirft SOFI die passenden Planungsregeln.

• Regeln in eigenen Worten: Sie beschreiben einen Wunsch, SOFI entwirft die Regeln. Gespeichert wird erst nach Ihrer Bestätigung.
• Regeln erklärt: Was bewirkt eine Regel, und welche gelten für eine Person?
• Plan ausgewertet: SOFI erklärt Regelverstöße je Dienst und Person.
• Fragen aus Live-Daten: „Wie viele Stunden sind bei Team Nord noch offen?“

SOFI sieht dabei nur, was die fragende Person sehen darf. Mehr im Beitrag SOFI – die datenschutzkonforme KI-Assistenz.

Die Leitung entscheidet

Fokus Plan liefert den fertigen Plan, SOFI die Erklärungen – freigegeben wird von Menschen.

Auch eine kurzfristige Änderung wird sofort geprüft – samt verletzter Regel.

• Flexibel bleiben: Kurzfristige Änderungen – Krankenstand, Tausch – werden sofort gegen das Regelwerk geprüft.
• Vorschläge: Für offene Dienste zeigt Fokus Plan die drei passendsten Vorschläge.
• Freigabe: Veröffentlicht wird erst nach Freigabe – das Team erfährt es per Push in der Fokus App.

Checkliste: Dienstplan-Software mit KI

• Ist klar, was die KI macht? Fragen Sie, was berechnet wird und wobei eine KI hilft.
• Ist Ihr Kollektivvertrag abgebildet? Fokus Plan ist an keinen KV gebunden – ob SWÖ-KV oder ein anderer.
• Ist das Ergebnis nachvollziehbar? Gleiche Ausgangslage, gleicher Plan – und zu jedem Verstoß die Regel.
• Werden auch Ihre Änderungen geprüft? Manuelle Änderungen brauchen dieselbe Prüfung wie der berechnete Plan.
• Geht es nach dem Plan weiter? Zeiterfassung, Anträge, Stundenkonten und LV-Export ohne Medienbruch.

Häufige Fragen zur Dienstplanung mit KI

Kann KI einen Dienstplan erstellen?

Nicht allein – und das ist gut so. Den Plan berechnet ein Optimierungsverfahren, die KI-Assistentin SOFI hilft beim Einrichten und Auswerten, die Leitung gibt frei. Warum ein KI-Chat dafür nicht zuverlässig genug ist, zeigt Dienstplan mit ChatGPT erstellen – geht das?

Ist automatische Dienstplanung überhaupt KI?

Die Berechnung gehört zur mathematischen Optimierung: Sie arbeitet nach festen Regeln und reproduzierbar. KI im heutigen Sinn ist die Assistentin SOFI, ein Sprachmodell. Wir trennen beides bewusst.

Hält der Plan Kollektivvertrag und Arbeitszeitgesetz ein?

Harte Regeln verletzt die automatische Planung nie; ein Dienst, der sich nicht regelkonform besetzen lässt, bleibt offen. Weicht ein Dienst nach einer manuellen Änderung ab, ist er markiert, bevor der Plan veröffentlicht wird.

Wie viel Zeit spart Dienstplanung mit KI?

Laut unseren Kunden bis zu 14 Tage pro Admin und 30 Minuten pro Mitarbeiter im Monat – durch den berechneten Plan, die automatische Regelprüfung und den LV-Export.

Ist Dienstplanung mit KI DSGVO-konform?

Fokus ist DSGVO-konform und in der EU gehostet. Anwendung und Datenbank laufen bei Hetzner in Deutschland, dort wird auch der Plan berechnet. SOFI nutzt Sprachmodelle bei Scaleway in Paris, Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet. Details unter Sicherheit & Datenschutz.

Für welche Einrichtungen eignet sich das?

Für alle, die im Schichtdienst nach festen Regeln planen – von Pflegeheimen über Wohngruppen bis zu Sozialträgern mit vielen Standorten. Weitere Bereiche finden Sie in der Übersicht der Einsatzbereiche.

Fazit

Gute Dienstplanung mit KI ist keine Blackbox: Der Plan wird berechnet, SOFI hilft beim Einrichten und Auswerten, die Leitung entscheidet. Wie das mit Ihren Regeln aussieht, zeigen wir Ihnen gern in einer Demo.