Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

FOKUS Digital FlexKapG
Leonfeldner Straße 328, 4040 Linz, Österreich
E-Mail: office@myfokus.at
Telefon: +43 678 1291685

2. Allgemeines

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und behandeln diese vertraulich sowie entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, österreichisches Datenschutzgesetz). Diese Website ist eine statische Informationsseite. Eine Nutzung ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich.

3. Hosting

Diese Website wird bei Cloudflare, Inc. (Cloudflare Workers) gehostet. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, um die Auslieferung der Seite zu ermöglichen und die Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung kann dabei auch auf Servern außerhalb der EU (insbesondere in den USA) stattfinden; sie erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission).

4. Server-Logfiles

Der Hosting-Anbieter erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Logfiles, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind in der Regel:

besuchte Seite bzw. Datei
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
übertragene Datenmenge
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
(gekürzte) IP-Adresse

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung und Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Cookies

Diese Website verwendet keine einwilligungspflichtigen Cookies und speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät, die nicht technisch notwendig sind. Es werden keine Tracking-Cookies eingesetzt, keine Profile erstellt und keine Daten zu Werbezwecken weitergegeben.

6. Web-Analyse (Cloudflare Web Analytics)

Zur Reichweitenmessung setzen wir Cloudflare Web Analytics ein, einen datenschutzfreundlichen Analysedienst der Cloudflare, Inc. Der Dienst arbeitet cookiefrei: Es werden keine Cookies gesetzt, keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen und kein Fingerprinting durchgeführt. Erhoben werden ausschließlich aggregierte, anonyme Statistiken (z. B. Seitenaufrufe, verweisende Seiten, ungefähre Herkunftsregion und Gerätetyp). Eine Identifizierung einzelner Besucher oder ein geräte- bzw. websiteübergreifendes Tracking findet nicht statt; eine Einwilligung mittels Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer statistischen Auswertung und der Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Kontaktaufnahme (E-Mail, Kontaktformular & Terminbuchung)

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Erfüllung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.

E-Mail und Kalender: Unser E-Mail-Postfach und unseren Kalender betreiben wir mit Google Workspace, einem Dienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), die dabei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für uns tätig ist. Dabei können personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden; diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem die Google LLC zertifiziert ist, sowie der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 DSGVO).

Kontaktformular: Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name bzw. Unternehmen, E-Mail-Adresse, Nachricht, die ausgewählten Produkte sowie – falls angegeben – Telefonnummer, Einrichtungstyp und Mitarbeiterzahl) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage an unser E-Mail-Postfach übermittelt. Haben Sie eine Telefonnummer angegeben, melden wir uns gegebenenfalls auch telefonisch bei Ihnen. Für den technischen Versand dieser Nachrichten setzen wir den E-Mail-Dienst Resend (Resend, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Dabei können personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden; diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Resend. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.

Terminbuchung: Über den Link „Termin buchen“ auf unserer Kontaktseite und im Kontaktbereich am Ende vieler Seiten gelangen Sie zu unserer Buchungsseite in Google Kalender (Google Workspace, siehe oben). Wenn Sie dort einen Termin buchen, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls weitere Angaben im Buchungsformular) und der gewählte Termin in unserem Kalender gespeichert; Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Der Termin findet als Videokonferenz über Google Meet statt, ebenfalls Teil von Google Workspace; dabei werden die für die Konferenz nötigen Daten verarbeitet (z. B. Name, IP-Adresse sowie Bild und Ton, soweit Sie Kamera und Mikrofon freigeben). Für die Buchungsseite selbst gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Google. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an office@myfokus.at.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at).

10. Fokus App (iOS und Android)

Die Fokus App ist die mobile Begleit-App zur Fokus-Plattform für Mitarbeiter von Einrichtungen, die Fokus einsetzen. Sie kann ausschließlich mit einem Konto genutzt werden, das die jeweilige Einrichtung anlegt; eine Registrierung in der App ist nicht möglich.

Rollenverteilung. Verantwortliche im Sinne der DSGVO für die in der App verarbeiteten Mitarbeiterdaten ist die jeweilige Einrichtung als Arbeitgeberin. FOKUS Digital FlexKapG betreibt die Plattform und die App als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit der Einrichtung. Auskunft, Berichtigung und Löschung setzen wir gemeinsam mit Ihrer Einrichtung um – wenden Sie sich dafür an Ihre Einrichtung oder an office@myfokus.at.

Anmeldung. Die Anmeldung erfolgt über das zentrale Fokus-Konto (OpenID Connect) im Browser des Geräts. Die dabei ausgestellten Zugangstoken speichert die App ausschließlich im geschützten Speicher des Geräts (Android: verschlüsselte App-Einstellungen, iOS: Schlüsselbund) und löscht sie beim Abmelden.

Verarbeitete Daten. Je nach Nutzung verarbeitet die App folgende Daten und überträgt sie verschlüsselt (TLS) an die Fokus-Server:

Stammdaten Ihres Fokus-Kontos: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummern und Profilbild
Dienstplan und Zeiterfassung: veröffentlichte Dienste Ihres Teams, Ihre eigenen Zeiterfassungen, Anträge (z. B. Urlaub, Krankenstand) samt Anhängen und Salden sowie Ersatz-Anfragen
Journal: von Ihnen erfasste Notizen, Fotos, Dateien und Sprachnotizen; Sprachnotizen werden serverseitig transkribiert
Nachrichten: Direktnachrichten zwischen Kollegen innerhalb Ihrer Einrichtung sowie Ihre Unterhaltungen mit der KI-Assistentin SOFI
Technische Daten: Push-Token des Geräts (nur bei aktivierten Benachrichtigungen), App-Version und Betriebssystemversion

Die App verwendet keine Werbe-Identifikatoren und keine Analyse-Dienste und erhebt keine Standortdaten. Auf Kamera, Fotos und Mikrofon greift sie nur zu, wenn Sie eine entsprechende Funktion im Journal oder Chat verwenden, und nur nach Ihrer Freigabe durch das Betriebssystem.

Absturz- und Leistungsberichte. Damit wir Fehler rasch beheben können, meldet die App Abstürze, Fehler und Hänger sowie die Ladezeiten von App-Start und Bildschirmen an den Dienst Sentry der Functional Software, Inc. (45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA), die dabei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für uns tätig ist. Ein Bericht enthält den technischen Fehlerverlauf, Gerätemodell, Betriebssystem- und App-Version, eine zufällige Installationskennung, die interne Kennung Ihres Fokus-Benutzerkontos und Ihrer Einrichtung sowie die zuletzt aufgerufenen Bildschirme und Schnittstellen – deren Adressen ohne Kennungen und Parameter. Nicht enthalten sind Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse und die Inhalte von Anfragen und Antworten, also keine Nachrichten, Notizen oder Dienstplandaten. Ladezeiten erfassen wir nur für einen zufällig ausgewählten Teil der Sitzungen. Sentry speichert die Berichte in seiner EU-Datenregion in Frankfurt am Main und löscht sie spätestens nach 90 Tagen. Für einzelne Hilfsdienste kann Sentry Daten in die USA übermitteln; diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem die Functional Software, Inc. zertifiziert ist, sowie der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Sentry. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse Ihrer Einrichtung und unseres an einer stabilen, fehlerfreien App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Push-Benachrichtigungen. Für Benachrichtigungen übermitteln wir das Push-Token Ihres Geräts an den Push-Dienst des jeweiligen Plattformanbieters (Apple Push Notification service der Apple Inc. bzw. Firebase Cloud Messaging der Google LLC). Die Inhalte der Benachrichtigungen lädt die App erst nach dem Empfang von den Fokus-Servern. Sie können Benachrichtigungen in den App-Einstellungen jederzeit deaktivieren.

KI-Assistentin SOFI und Transkription. Anfragen an SOFI werden durch Sprachmodelle bei Scaleway SAS (Paris, Frankreich) verarbeitet, Sprachnotizen dort transkribiert. Für die Suche in Fokus werden Text-Einbettungen bei Azure OpenAI (Microsoft) in Schweden berechnet. Ihre Daten werden bei keinem dieser Anbieter zum Training von Modellen verwendet; beide sind als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden.

Speicherung und Löschung. Alle Daten werden in Rechenzentren in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert: Anwendung und Datenbank laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland, der Dateispeicher liegt bei Amazon Web Services EMEA SARL in Frankfurt am Main (Region eu-central-1). Beide Anbieter sind als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden. Die Speicherdauer richtet sich nach den Vorgaben Ihrer Einrichtung und den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Beim Abmelden werden die lokal gespeicherten Zugangsdaten und der Push-Token gelöscht.

Rechtsgrundlagen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Arbeitsvertrags und gesetzlicher Aufzeichnungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO) sowie ergänzend auf Grundlage des berechtigten Interesses Ihrer Einrichtung an einer effizienten Dienstplanung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Support-Anfragen und Problemmeldungen (Freshdesk)

Anfragen an unseren Support bearbeiten wir mit Freshdesk, einem Dienst der Freshworks Inc. (2950 S. Delaware Street, Suite 201, San Mateo, CA 94403, USA), die dabei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für uns tätig ist. Das betrifft E-Mails an support@myfokus.at, Anfragen über unser Support-Portal sowie Problemmeldungen, Fragen und Wünsche, die Sie direkt in Fokus absenden.

Verarbeitete Daten. Verarbeitet werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht samt Anhängen und der Verlauf der Anfrage. Bei Meldungen aus Fokus übermitteln wir zusätzlich technische Angaben, die uns die Fehlersuche ermöglichen: Name und interne Kennung Ihrer Einrichtung, Benutzername, Kontoart und interne Kennung Ihres Benutzerkontos, die Seite, auf der Sie die Meldung absenden, die Version von Fokus, Browser und Betriebssystem, die Fenstergröße und den Zeitpunkt der Meldung sowie Ihre letzten fehlgeschlagenen Anfragen an Fokus (Zeitpunkt, aufgerufene Schnittstelle, Fehlercode und technische Kennung). Diese technischen Angaben sehen nur wir, nicht Sie im Support-Portal. Bildschirmfotos werden nicht automatisch erstellt; Anhänge fügen Sie selbst hinzu.

Support-Portal. Im Portal melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an und sehen ausschließlich Ihre eigenen Anfragen.

Speicherort und Übermittlung. Freshdesk speichert die Daten in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Für einzelne Hilfsdienste kann Freshworks Daten in die USA übermitteln; diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem die Freshworks Inc. zertifiziert ist, sowie der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Freshworks.

Keine KI-Auswertung. Die KI-Funktionen von Freshdesk (Freddy AI) sind deaktiviert. Freshworks hat uns schriftlich bestätigt, dass die Daten unseres Kontos nicht zum Training von KI-Modellen verwendet werden.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber Ihrer Einrichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Behebung von Fehlern und der Verbesserung unserer Produkte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.

12. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen.