Funktionen im Überblick

In der täglichen Arbeit sozialer, pädagogischer und pflegerischer Organisationen stehen die Menschen im Vordergrund – ihre Betreuung, Unterstützung und Förderung. Doch oft verstellen administrative Aufgaben den Blick auf das Wesentliche. Fokus gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um alle Prozesse effizient zu organisieren und gleichzeitig individuell auf die Bedürfnisse jedes Einzelnen einzugehen.

Dieser Überblick wurde im September 2026 aktualisiert: Seit der ersten Fassung sind der Pflegeprozess, die Stundenkonten, das Regelwerk der Dienstplanung, Chat und Journal, die Raumbuchung und die Fokus App dazugekommen.

Eine Plattform, fünf Module

Fokus ist modular. Die fünf Module lassen sich frei kombinieren und teilen sich ein Login, eine Oberfläche und die Fokus App:

Fokus Plan – Dienstplanung, Zeiterfassung, Anträge und Stundenkonten. Unabhängig von der Klientenbasis einsetzbar.
Klientenbasis (Fokus Mensch) – Klient:innen, Dokumentation, Anwesenheit, Bescheide und Abrechnung.
Pflege – Pflegeprozess, Medikation, Vitalwerte und Assessments.
Pädagogik – Handlungsfelder, Zielplanungen, Weisungen und Berichtswesen.
Forensik – ein eigenes Modul für Einrichtungen der forensischen Nachsorge.

Module im Überblick

1. Dienstplanung

Fokus Plan erstellt regelkonforme Dienstpläne in Sekunden. Grundlage ist ein Regelwerk auf vier Ebenen – global, Team, Person, Teammitglied – mit harten, mittleren und weichen Regeln: Wochenruhe nach § 14 SWÖ-KV, Mindestbesetzung mit Fachkräften, Kontingente je Dienstart, Ruhezeiten nach langen Diensten. Bereiche planen mehrere Teams gemeinsam, Qualifikationen werden je Dienstart geprüft, und SOFI entwirft neue Regeln aus einem einzigen Satz.

2. Zeiterfassung und Stundenkonten

Geplante Dienste werden zu Ist-Zeiten: Mitarbeiter:innen bestätigen sie in der App, beantragen Korrekturen und tauschen Dienste über den Ersatz-Workflow. Überstunden, Mehrstunden, Nachtgutstunden und Entlastungstage laufen als eigene Konten mit Ist, Prognose und Geplant. Der LV-Export liefert der Lohnverrechnung Excel- oder CSV-Dateien mit gespeicherten Spaltenvorlagen.

3. SOFI – KI-Assistenz

SOFI beantwortet Fragen aus den echten Daten der Einrichtung – im Rahmen der Berechtigungen der fragenden Person – und zeigt bei jeder Antwort ihre Arbeitsschritte. Sie fasst den Stand eines Kunden-Cockpits zusammen, schlägt Maßnahmen vor, liest PDFs und Anhänge, entwirft Planungsregeln und transkribiert Sprachnotizen aus der App.

4. Klienten- und Bewohnerverwaltung

Stammdaten, Verträge, Kontakte und Standorthistorie an einem Ort. Aufnahmen, Umzüge und Abgänge werden als Bewegungen geführt, geplante Aufnahmen haben eine eigene Übersicht. Zuweisende Stellen können Anmeldungen in einem eigenen Cockpit direkt vornehmen.

5. Bescheide und Abrechnung

Bescheidstatus und Leistungsarten werden je Einrichtung konfiguriert, der Kostenträger wird automatisch ermittelt. Anwesenheitsberichte je Standort zeigen Bescheidwechsel im Monat, Rechnungen gehen an Kostenträger oder Kund:innen – auf Wunsch synchron mit sevDesk. Das Kassenbuch je Standort hält Klientengelder mit Belegen fest.

6. Verlaufsdokumentation und Frühwarnsystem

Dokumentationstypen gestalten Sie im visuellen Editor – mit Pflichtgruppen, Einheiten für Vitalparameter und Textvorlagen. Das Frühwarnsystem erfasst Zwischenfälle strukturiert; Kommentare und Abonnements sorgen dafür, dass die Richtigen davon erfahren. Auswertungen laufen nach Zeitraum, Sektion und Feld.

7. Pflegeprozess, Medikation und Vitalwerte

Fokus Pflege bildet den Pflegeprozess ab: Anamnese mit Biografie, Pflegeplanung mit Diagnosen, Zielen und Maßnahmen aus dem POP-Katalog, Bezugspflege und Evaluierungszyklen. Die Medikation nutzt den kodierten Katalog des ELGA-Terminologieservers, mit Verordnungen, Chargen und Verabreichungsnachweis. Vitalwerte werden mit Normbereichen und Verlaufskurven geführt, sieben Assessment-Instrumente liefern Risiko-Einstufungen und Pflegeplan-Vorschläge.

8. Pädagogische Instrumente

Handlungsfelder und pädagogische Maßnahmen, Zielplanungen mit Verlauf, Weisungsaufträge mit Antwortvorschlägen von SOFI, Berichtswesen mit Fragebögen und ein Briefwesen mit Serienbriefen – die Werkzeuge der Betreuungsarbeit auf der Kernplattform.

9. Aufgaben, Kalender und Betreuungsangebote

Aufgaben mit Terminen, Serien und Verlauf, ein Cockpit nach Überfällig, Heute und Diese Woche, eine Monatsansicht für das Team. Betreuungsangebote wie Kurse und Gruppen bekommen Zeitpläne, Teilnehmer:innen und Anwesenheit je Termin – ausgewertet als Matrix, PDF und Excel.

10. Dokumente, Ordner und Raumbuchung

Eine zentrale Ordnerverwaltung mit Vertraulichkeitsstufen, „Meine Dokumente“ für Mitarbeiter:innen und Anhänge per Drag-and-drop. Gebäude und Räume mit Kapazität lassen sich im Buchungskalender reservieren – mit Bestätigung und E-Mail-Benachrichtigung.

11. Chat, Journal und die Fokus App

Direktnachrichten mit Anhängen, verschlüsselt gespeichert, und ein persönliches Journal für Notizen und Dateien. Die Fokus App für iOS und Android bringt Dienstplan, Zeiterfassung, Anträge, Journal mit Sprachnotizen, Chat und SOFI auf das Smartphone – bei jedem Modul inklusive.

12. Benutzer-, Rechte- und Personalverwaltung

Rollen und Rechtegruppen, Spaltenzugriff pro Rolle, ein Privileg-Inspektor und externe Benutzer:innen mit eigenem Cockpit. Das Personalwesen führt Arbeitsverhältnisse mit Historie und konfigurierbare Anstellungsarten mit Urlaubsanspruch und Arbeitstagen.

13. Statistiken und Übersichten

Konfigurierbare Übersichten mit Excel-Export, Standort-KPIs mit Auslastung, Statistiken zu Dokumentation, Anwesenheit und KI-Nutzung.

Warum Fokus?

Mit Fokus unterstützen wir Ihre Arbeit, damit der Mensch – Ihre Klient:innen und Bewohner:innen – wieder im Mittelpunkt steht:

Eine Plattform statt fünf Systeme, ein Login für alle
Module, die zu Ihrer Einrichtung passen und mitwachsen
Sicherheit und Transparenz bei sensiblen Daten, Hosting in der EU
Beratung, Datenmigration und Schulung inklusive

Lassen Sie Fokus für Sie arbeiten, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: die Menschen, die auf Ihre Unterstützung zählen. Welche Module zu Ihnen passen, zeigen wir Ihnen gern in einer Demo.